Nova plataforma digital substitui processos manuais e é aprovada por órgão de acreditação britânico
Gerenciar a documentação de conformidade em grande escala é uma tarefa repleta de complexidades. Com o crescimento das organizações e a evolução dos requisitos regulatórios, manter o controle sobre uma quantidade significativa de procedimentos, registros e aprovações torna-se um desafio crescente. Essa realidade motivou a SYTECH Consultants, uma referência em perícia digital e cibersegurança no Reino Unido, a buscar a SoftExpert, uma multinacional que se destaca na oferta de software para conformidade, governança e gestão empresarial. O intuito era modernizar um sistema que envolve quase 1.000 documentos controlados, resultando em uma redução de 56% do tempo dedicado às atividades administrativas.
Marcelo Becher (foto em destaque), Líder de Marketing e Produto da SoftExpert, enfatiza que “a migração de um sistema manual baseado em planilhas para uma plataforma digital integrada vai além de simples atualização tecnológica. Isso representa o início de uma metodologia mais transparente e escalável para a gestão da qualidade. Nossa solução foi desenvolvida para acompanhar o crescimento da organização sem perder a rigidez necessária imposta pelas regulamentações britânicas”.
Validação da eficiência pelo UKAS
O sistema anterior da SYTECH gerava uma pressão administrativa crescente sobre os colaboradores, especialmente em relação a atualizações, reemissões, cancelamentos e controle de versões — grande parte desse trabalho dependia de planilhas e processos manuais. Para resolver esses entraves, foi introduzido o SoftExpert Suite como novo software para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) digital. Sua eficácia foi confirmada durante a avaliação do UKAS (Serviço de Acreditação do Reino Unido), que validou a ferramenta sem registrar não conformidades.
Neil Buck, Gerente de Qualidade da SYTECH Consultants, comenta que “com o SoftExpert, o gerenciamento das versões tornou-se muito mais estruturado, visível e confiável. A plataforma reduziu significativamente a carga manual e proporcionou maior clareza no controle do histórico dos arquivos, status dos problemas e rastreabilidade.”
Resultados alcançados e perspectivas futuras
A melhoria mais notável ocorreu no Departamento de Qualidade, onde a carga administrativa relacionada à gestão documental foi consideravelmente diminuída. Esse resultado já resultou em um aumento de 56% na eficiência dos processos dentro da organização.
Além do aumento na eficiência, a nova solução trouxe um nível inédito de transparência e visibilidade. Painéis interativos e ferramentas para geração de relatórios agora proporcionam às equipes uma visão mais apurada das atividades em andamento, status dos processos e desempenho geral. Essa transparência facilita tanto a supervisão operacional quanto decisões gerenciais mais informadas.
O êxito obtido na fase inicial motivou a ampliação da parceria entre as empresas. A SYTECH está investindo na implementação gradual de novos módulos que incluem Gestão de Riscos, Não Conformidades, Auditorias e Reuniões. A expectativa é que essa integração total dessas funcionalidades eleve ainda mais a eficiência e conformidade normativa da empresa.
